L'arrivée du numérique n'a pas totalement éclipsé le papier. C'est un élément qui demeure incontournable au quotidien, notamment dans tout ce qui touche à des tâches de bureautique ou à la communication. S'il est acquis que le papier est indispensable, il est aussi vrai que son utilisation n'est pas toujours maîtrisée. Pour éviter tout gaspillage, il convient donc d'en réduire la consommation. Comment y arriver ?
Rationaliser l'impression
L'impression n'est pas toujours nécessaire. Généralement, une grande partie des documents imprimés se retrouvent à la poubelle peu après leur utilisation. Sachant cela, il est recommandé de prendre le temps de définir précisément vos besoins en impression. Grâce à cette démarche, vous aurez plus de facilité à identifier les éléments qui valent la peine d'être imprimés. Si vous avez l'habitude d'envoyer du courrier, pensez à tenir à jour votre carnet d'adresses pour vous assurer de la pertinence de vos envois. Il se peut en effet, que parmi vos destinataires, certains ne figurent tout simplement plus parmi les partenaires ou les fournisseurs avec lesquels vous êtes en contact.
Réduire la consommation en sensibilisant les collaborateurs
Il est difficile de réduire du jour au lendemain, la consommation de papier. C'est la conséquence d'une suite d'actions qui ne peut être initiée sans l'implication des collaborateurs. À ce propos, il importe de tenir un discours qui les responsabilise. En parallèle, vous pouvez faire le compte des impressions réalisées par chaque employé et récompenser ceux qui arrivent à optimiser au mieux cette donnée.
Mettre par exemple un concours en place créera de l'émulation et vous permettra d'atteindre plus rapidement vos objectifs. Une autre astuce simple, mais tout aussi efficace, est d'imprimer seulement après correction des documents sur les postes de travail. Cela évite de faire d'autres copies à la suite pour des fautes non décelées. Évitez les tailles de police trop grandes qui prennent beaucoup de place. Avant d'imprimer, faites toujours un « aperçu avant impression » pour vérifier que tout est ordre. Privilégiez une impression au recto et au verso de chaque feuille et faites configurer vos imprimantes pour qu'elles suivent cette règle.
Adopter une politique de gestion globale
Mener une sensibilisation au niveau de chaque collaborateur ne suffit pas. Il faut aussi déployer une stratégie à l'échelle de l'entreprise. L'idée, c'est d'avoir de la cohérence entre les idées mises en avant et l'organisation interne. Pour ce qui touche à la consommation de papier, l'un des leviers à faire jouer, est celui de la disponibilité des imprimantes. Attention ! il ne s'agit pas d'en priver les collaborateurs, mais d'en réduire le nombre.
Ainsi, au lieu d'équiper chaque bureau d'une imprimante, il sera plus judicieux d'en installer une par section. Cette approche tient au fait que l'impression systématique est corrélée à la proximité des imprimantes. Si le collaborateur n'en a pas une à côté de lui, il ne se décidera pour l'impression que si nécessaire. En outre, investir davantage dans des équipements multifonctions est vivement recommandé. Pratiques, ils sont efficaces et économes en énergie. L'idéal pour réduire votre facture d'électricité.
Savoir tirer profit du numérique
Même si l'on évoque souvent l'objectif du « zéro papier », il faut garder en tête que c'est objectif qui est loin d'être atteint. On ne peut pour le moment, se passer totalement de ce support physique. Aussi, pour réduire son utilisation, il est important de savoir mettre le numérique à contribution. Il est tout à fait possible de concilier l'usage de la papeterie avec celui du digital, mais encore faut-il savoir comment s'y prendre. L'une des premières choses à faire, est d'inculquer aux collaborateurs une véritable culture digitale. Cela leur permettra de développer des réflexes en rapport avec des schémas de travail plus actuels.
Cette approche nécessite l'installation de logiciels conçus pour faciliter la gestion numérique des documents. Pour réduire la consommation des imprimés, l'option de l'archivage numérique et de la dématérialisation des documents administratifs s'impose. En interne, l'intranet devient ainsi le canal privilégié du partage des documents. Quant à la transmission et au traitement des factures, des courriers ou des fiches de paie, ils se feront par voie électronique. La réduction de la consommation de papier passe également par l'implémentation d'une solution de facturation électronique qui permet une prise en charge plus optimale des factures.
Réduire la consommation de papier : un enjeu à la fois économique et écologique
Agir en faveur d'une réduction de la consommation du papier, c'est non seulement faire des économies, mais aussi faire un geste pour l'environnement. Vous économiserez sur le budget consacré à la papeterie et aurez moins de déchets à gérer. Pour aller plus loin, vous pouvez opter pour des produits recyclés, sans pour autant perdre en qualité. Mettez en place en interne, un système de tri et de recyclage. Vous pourrez par ce moyen, donner une seconde vie aux feuilles déjà utilisées.